Fällige Beiträge auswählen, Gesamtsumme prüfen, „SEPA-Export erstellen“: Die XML-Datei ist fertig für dein Bankprogramm. Mitgliedsbeiträge, Abteilungsbeiträge, Sponsoring und einmalige Sonderzahlungen laufen alle über denselben Weg.
„Nur mit SEPA-Mandat“ und „Alle mit SEPA auswählen“
Gesamtbetrag und Anzahl der Mandate in Echtzeit
Abteilungen und Sponsoren
Abteilungsbeiträge je Abteilung getrennt
Sponsoring-Verträge nach Fälligkeit
Status der SEPA-Mandate im Blick
SEPA-Abbuchungen im Blick
Alle Läufe mit Suche nach Name oder Verwendungszweck
Offene Rücklastschriften je Lauf auf einen Blick
XML jederzeit erneut laden, auch mit neuem Abbuchungsdatum
Im Detail
Volle Kontrolle über deine Beitragsläufe
Behalte den Überblick über fällige Forderungen und bereite den Zahlungsverkehr perfekt vor: sekundenschneller Export von SEPA-XML-Dateien, Statusanzeige aller fälligen und eingezogenen Beiträge und eine lückenlose Export-Historie.
Sonderzahlungen für alles außer der Reihe
Trainingscamp, Vereinsausflug, Trikotsatz: Für einmalige Lastschriften legst du eine Sonderzahlung an. Der Verwendungszweck nimmt Platzhalter wie {name} und {nr} auf, damit jede Buchung auf dem Kontoauszug eindeutig ist. Betrag pro Person, Ausführungsdatum, Mitglieder wählen, Export.
Platzhalter für Name und laufende Nummer im Verwendungszweck
Fester Betrag pro Person und Wunschtermin für den Einzug
Auch für Sponsoren, etwa bei einer gemeinsamen Anschaffung
Weniger Rücklastschriften
Fehlerhafte Bankdaten kosten Gebühren und Nerven. Vereinscockpit prüft IBANs bereits beim Erfassen und Importieren, ermittelt den BIC automatisch und zeigt in der Mitgliederliste, bei wem die Bankverbindung noch fehlt. So gehen nur saubere Mandate in den Export.
IBAN-Prüfung bei Eingabe und Import
Spalte SEPA-Status in der Mitgliederliste
Filter „Bankdaten fehlen“ vor jedem Einzug
Ausgetretene werden zum Bankdatum automatisch ausgelassen
Rücklastschriften erfassen und erneut abbuchen
Kommt eine Lastschrift zurück, öffnest du den Lauf unter Finanzen → SEPA-Abbuchungen und markierst die Abbuchung als „Abbuchung fehlgeschlagen“, auf Wunsch mit einer Notiz zum Grund. Offene Rücklastschriften siehst du am Lauf, in der Beitragshistorie des Mitglieds und als Hinweis im Dashboard. Mit „Erneut abbuchen“ entsteht ein Nachlauf mit eigener SEPA-Datei und Begleitschein, auf Wunsch mit Rücklastschriftgebühr. Vorher prüft Vereinscockpit, wer überhaupt noch eingezogen werden darf, etwa nicht nach einem Austritt oder einem widerrufenen Mandat.
Erledigen als erneut eingezogen, per Rechnung, anderweitig bezahlt oder erlassen
Nachlauf mit neuem Bankdatum und Gebühr je Rücklastschrift
Rücklastschrift und Gebühr erscheinen am Mitglied
Erfassen von Hand nach dem Kontoauszug, ohne Bankschnittstelle
Wenn ein Mitglied nicht per Lastschrift zahlt
Mitglieder ohne Bankdaten, mit widerrufenem Mandat oder mit der Zahlungsart Rechnung landen nicht im SEPA-Lauf. Die Liste „Extern abzurechnen“ zeigt sie je Zahler mit Grund, Zeitraum und Betrag. Hast du die Rechnungen geschrieben, vermerkst du „Rechnung ist raus“, und die Beiträge rücken wie nach einer Abbuchung in die nächste Periode. Die Rechnung selbst erstellst du außerhalb von Vereinscockpit.
Hinweis auf den SEPA-Seiten, wie viele Zahler nicht im Lauf landen
Familienbeiträge je Zahler zusammengefasst
Rückgängig je Stapel, solange kein neuerer Lauf folgt
Alle Abbuchungen und Rechnungen in der Beitragshistorie des Mitglieds
Abrechnung im Hilfecenter
Schritt für Schritt erklärt.
Jede Einstellung und jeder Klick ist im Hilfecenter beschrieben, so wie sie im Cockpit aussehen.
Nein. Du erhältst eine SEPA-XML-Datei, die du in dein Bankprogramm oder Online-Banking hochlädst. Die Bank führt den Einzug aus.
Kann ich einen alten Export noch einmal herunterladen?
Ja. Unter Finanzen → SEPA-Abbuchungen findest du jeden Lauf mit Datum, Typ, Verwendungszweck, Anzahl und Betrag. Beim Herunterladen der XML kannst du für diese Datei ein neues Abbuchungsdatum wählen.
Was mache ich bei einer Rücklastschrift?
Du markierst die Abbuchung im Lauf als fehlgeschlagen. Danach ziehst du sie mit „Erneut abbuchen“ in einem neuen Lauf nach, auf Wunsch mit Gebühr, oder erledigst sie per Rechnung, als anderweitig bezahlt oder erlassen.
Erstellt Vereinscockpit auch Rechnungen?
Nein. Für Mitglieder ohne Lastschrift zeigt die Liste „Extern abzurechnen“, was fällig ist. Die Rechnung schreibst du außerhalb, in Vereinscockpit vermerkst du „Rechnung ist raus“.
Wie rechne ich nur eine Abteilung ab?
Unter Abteilungsbeiträge wählst du die Abteilung, siehst Beitrag und fällige Mitglieder und erstellst den Export nur für diese Gruppe.
