Extern abzurechnen: Beiträge ohne Lastschrift

Nicht jeder Beitrag kann per Lastschrift eingezogen werden: Manche Mitglieder zahlen auf Rechnung, bei anderen fehlen Bankdaten oder das Mandat wurde widerrufen. Diese Beiträge landen nicht im SEPA-Lauf. Damit sie nicht untergehen, sammelt Vereinscockpit sie in der Liste „Extern abzurechnen“.

So findest du die Liste

• Auf der Seite Abrechnung zeigt die Kachel „Extern abzurechnen“, wie viele Mitglieder mit welcher Summe betroffen sind.
• Auf den SEPA-Seiten für Mitglieds- und Abteilungsbeiträge weist ein Hinweis darauf hin, wie viele Zahler nicht im Lauf landen.

Was die Liste zeigt

Jede Zeile steht für einen Zahler – Familienbeiträge gehören zusammen. Du siehst:

• die Summe und den Grund, etwa „Auf Rechnung“, „Keine Bankdaten“, „IBAN ungültig“, „Mandat widerrufen“ oder „Zahler ausgetreten“,
• je Mitglied die Beitragskategorie oder Abteilung, den Betrag und den Zeitraum.

Beiträge ohne Intervall sind als „Klärfall“ markiert und lassen sich erst auswählen, wenn die Kategorie vollständig ist.

„Rechnung ist raus“ vermerken

1. Erstelle die Rechnungen außerhalb von Vereinscockpit, zum Beispiel in deinem Buchhaltungsprogramm.
2. Wähle die Zahler aus und klicke auf „Rechnung ist raus …“.
3. Trage das Rechnungsdatum ein und bestätige.

Die Beiträge rücken danach wie nach einer Abbuchung eine Periode weiter. Wichtig: Das bestätigt keinen Zahlungseingang. Ob die Rechnung bezahlt wird, verfolgst du außerhalb.

Verlauf und Rückgängig

Im Abschnitt „Extern abgerechnet“ stehen alle Vermerke mit Rechnungsdatum und Betrag. Mit „Rückgängig“ nimmst du einen Vermerk samt allen Einträgen desselben Vorgangs zurück; der Beitrag ist dann wieder fällig. Das geht, solange danach kein neuerer SEPA-Lauf erstellt wurde.

„Rechnung ist raus“ und Rückgängig sind vereinsweiten Abrechnungsrechten vorbehalten. Logins mit eingeschränktem Bereich sehen nur die Beiträge ihrer Abteilungen.

Am Mitglied

In der Beitragshistorie des Mitglieds (Reiter Beiträge) stehen solche Beiträge mit dem Status „Rechnung extern“, zusammen mit allen Abbuchungen, Abteilungsbeiträgen und Sonderzahlungen.