Häufige Fragen.
Klare Antworten.

Vereinscockpit ist deine digitale Zentrale: Eine Cloud-Lösung, die die Zettelwirtschaft ersetzt und alle Verwaltungsbereiche deines Vereins bündelt – Mitglieder, Beiträge, Sponsoren, Spenden, Dokumente, Kalender, Inventar und Turnierplan.

Ja. Du kannst alle Funktionen 10 Tage lang kostenlos und im vollen Umfang testen – ohne Zahlungsdaten und ohne automatische Verlängerung.

Nach dem Login steht dir sofort dein Cockpit zur Verfügung. Importiere deine Mitgliederdaten per Excel oder CSV und passe Beitragskategorien, Abteilungen und Ämter an deinen Verein an.

Absolut. Vereinscockpit wächst mit deinem Verein – ob 50 oder 5.000 Mitglieder, der Preis bleibt gleich.

Nein. Die Oberfläche ist intuitiv aufgebaut. Für alle Fragen gibt es unser Hilfecenter mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und unseren E-Mail-Support.

Nein. Unbegrenzte Mitglieder sind Teil unseres Unlimited-Versprechens – ohne Zusatzkosten pro Mitglied.

Ja. Ehemalige Mitglieder werden mit dem Status „Ausgetreten“ archiviert und bleiben zur Dokumentation im System, ohne aktiv geführt zu werden.

Diese Funktion verbindet Familienmitglieder miteinander. Über „Zahlt über“ legst du z. B. ein Elternteil als Zahler fest – der SEPA-Einzug läuft dann automatisch über dessen Konto. Ideal für Familientarife.

Ja. Der Import-Assistent nimmt Excel- und CSV-Dateien entgegen, ordnet Spalten zu und prüft alle Daten vor dem Import – für eine stressfreie Migration.

Ja. Interessenten stellen ihren Aufnahmeantrag selbst – über einen Link auf eurer Webseite oder per QR-Code, auf Wunsch mit SEPA-Lastschriftmandat. Nach der Bestätigung per E-Mail landet der Antrag bei euch, und mit einem Klick auf „Annehmen“ ist das Mitglied angelegt, ohne Abtippen.

Ja. Du legst eure Ehrungsarten an, etwa die Silberne Ehrennadel nach 25 Jahren. Vereinscockpit zeigt, wer sie zum Stichtag erreicht hat – auch Versäumte aus früheren Jahren –, und erzeugt die Urkunden als PDF.

Monatliche, quartalsweise, halbjährliche und jährliche Einzüge – pro Beitragskategorie und pro Abteilung frei wählbar.

Ja. Jede Abteilung kann einen eigenen Zusatzbeitrag mit eigenem Intervall haben, der zusätzlich zum Grundbeitrag abgerechnet wird.

Die Software generiert eine SEPA-XML-Datei, die du einfach bei deiner Bank für den Lastschrifteinzug hochlädst. Jeder Export wird in der Historie archiviert.

Ja. Für Trainingscamps, Vereinsausflüge oder Anschaffungen erstellst du einmalige Sonderzahlungen für ausgewählte Mitglieder oder Sponsoren.

Sie zeigt alle fälligen Forderungen, den Status laufender Einzüge und die letzten SEPA-Exporte – auf einen Blick.

Ja. Eine integrierte Validierung prüft IBAN und Bankdaten automatisch und ermittelt die BIC – so vermeidest du Rücklastschriften.

Du markierst die zurückgegebene Abbuchung im SEPA-Lauf als fehlgeschlagen. Offene Rücklastschriften siehst du am Lauf, am Mitglied und im Dashboard. Mit „Erneut abbuchen“ entsteht ein neuer Lauf, auf Wunsch mit Rücklastschriftgebühr – Ausgetretene oder widerrufene Mandate schließt Vereinscockpit dabei aus.

Sie landen nicht im SEPA-Lauf, sondern in der Liste „Extern abzurechnen“ – je Zahler mit Zeitraum und Betrag. Die Rechnung schreibst du außerhalb, in Vereinscockpit vermerkst du „Rechnung ist raus“.

Das bestimmst du über die granulare Rechteverwaltung: Für jede Funktion legst du pro Modul fest, ob kein Zugriff, Lesezugriff oder Vollzugriff gilt.

Nein. Du kannst unbegrenzt viele Admin-Accounts anlegen.

Ja. Das historische Ämterverzeichnis dokumentiert mit Von-/Bis-Datum, wer wann welches Amt ausgeübt hat.

Ja – zum Beispiel für Kassenprüfer, die reine Einsichtsrechte erhalten sollen.

In einem eigenen Sponsorenverzeichnis mit Kontaktdaten, Verträgen, Laufzeiten und Bankverbindung – inklusive Excel-Import und -Export.

Ja. Über die integrierte SEPA-Verwaltung für Sponsorenmandate erkennt das System anhand der Vertragsintervalle automatisch, wann eine Zahlung fällig ist.

Ja. Konforme Zuwendungsbestätigungen für Geld- und Sachspenden entstehen per Klick auf Basis deiner eigenen PDF-Vorlage.

Ja. Im visuellen Template-Editor lädst du dein Formular hoch und platzierst die Datenfelder per Drag & Drop.

Durch die zentrale Ablage mit Laufzeiten und Status behältst du Kündigungsfristen jederzeit im Blick.

Ja. Du schreibst eine Vorlage mit Platzhaltern für Anrede, Name und Adresse, wählst die Empfänger per Filter aus und bekommst ein druckfertiges PDF mit dem Briefkopf deines Vereins – einen Brief pro Mitglied.

Ja. Täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich oder jährlich – ideal für wiederkehrende Trainingseinheiten.

Ja. Über iCal-Abonnements landen alle Termine live in Google Kalender, Apple Kalender und Outlook.

Ja. Ansichten lassen sich nach Gruppen, Kategorien und Zeiträumen strukturieren.

Alle Verantwortlichen sehen anstehende Termine direkt auf dem Dashboard und in ihren abonnierten Kalendern.

Alles vom Rasenmäher über Trikotsätze bis hin zu Musikinstrumenten und Vereinsfahrzeugen – mit Zustand, Standort, Anschaffungswert und Dokumenten.

Ja. Vereinscockpit enthält ein vollintegriertes Leih-System: Miete, Ausleihe, interne Nutzung oder Reservierung – inklusive Zeitraum, Menge und Kalenderansicht.

Ja. Das Inventarmodul bietet die Planung von Inspektionen, Reparaturen, Kalibrierungen und Reinigungen inklusive Kostenübersicht.

In einer sicheren, zentralen Cloud-Ablage innerhalb der Software – auf Servern in Deutschland, mit 50 GB Speicher inklusive.

Ja. Du legst pro Dokument fest, wer es sehen darf: alle Mitglieder, nur Administratoren, bestimmte Abteilungen, bestimmte Funktionen wie der Vorstand oder ein einzelnes Mitglied.

Auswertungen zu Mitgliederwachstum, Altersstruktur, Geschlechterverteilung, Abteilungsverteilung, Zahlungswegen und Datenqualität.

Ja. Eine Übersicht der erwarteten Einnahmen und der SEPA-Mandatsabdeckung unterstützt deine Planung.

Ja. Übersichtliche Dashboards und Diagramme ermöglichen eine schnelle Analyse – fertig für Jahreshauptversammlung oder Förderanträge.

Alle Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

Ja. Vereinscockpit ist auf die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung ausgelegt. Bei der Registrierung schließt du direkt den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive TOM ab.

Ja. Die gesamte Übertragung und Speicherung erfolgt verschlüsselt.

Ja. Ein Daten-Export ist jederzeit möglich – Mitglieder, Sponsoren und mehr als Excel-Datei.

Die Monatszahlung kostet 18,60 € pro Monat inkl. MwSt. Die Jahreszahlung kostet 223,20 € pro Jahr inkl. MwSt. – das entspricht 12 Monatsbeiträgen und ist kein Aufpreis. Der Preis ist unabhängig von der Mitgliederzahl.

Nein. „Ein Preis, alles drin“ ist unser Prinzip: Alle Module inklusive, 50 GB Speicher inklusive.

Die Monatszahlung ist monatlich kündbar. Die Jahreszahlung hat eine feste Laufzeit von 12 Monaten. Eine Kündigung vor Ablauf wird zum Ende der Jahreslaufzeit wirksam.

Die Monatszahlung ist eine Online-Zahlung über Mollie – per Kreditkarte, PayPal, Apple Pay, Google Pay oder SEPA-Lastschrift. Die Jahreszahlung auf Rechnung begleichst du per direkter Überweisung ohne Mollie.

Du kannst deine Daten vor Ablauf jederzeit vollständig exportieren.

Ja. E-Mail-Support durch unser Team in Deutschland plus ein Hilfecenter mit Anleitungen zu jeder Funktion.