FAQ: Häufige Fragen zur Vereinssoftware Vereinscockpit

In unseren FAQ finden Sie alles, was Sie wissen müssen – von häufigen Fragen bis zu Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Bei weiteren Fragen zögere nicht uns zu kontaktieren.

Alles inklusive

Einfache Verwaltung

Sicher organisiert

Finde deine Antworten:

Allgemeines & Einstieg in die digitale Vereinsverwaltung

Was genau ist Vereinscockpit?

Es ist eine digitale Zentrale, die Zettelwirtschaft durch eine Cloud-Lösung ersetzt und Verwaltungsbereiche eines Vereins bündelt.

Kann ich die Software vorab testen?

Ja, du kannst alle Funktionen 10 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Jetzt tesen →

Wie starte ich nach der Anmeldung?

Nach dem Login steht dir ein Cockpit zur Verfügung, von dem aus du direkt mit dem Import bzw. der Anpassung deiner Daten beginnen kannst.

Ist die Software für kleine Vereine geeignet?

Absolut. Die Software ist so konzipiert, dass sie mit dem Verein wächst, egal ob 10 oder 1.000 Mitglieder.

Benötige ich eine Schulung für die Software?

Nein, die Oberfläche ist intuitiv gestaltet. Zudem gibt es ein Hilfe-Center und Video-Anleitungen.

Fragen zur Mitgliederverwaltung & Daten-Import

Gibt es eine Begrenzung bei der Mitgliederanzahl?

Nein, in unserem „Unlimited-Versprechen“ sind unbegrenzte Mitglieder inklusive.

Können ehemalige Mitglieder archiviert werden?

Ja, es gibt ein spezielles Archiv für Ehemalige, um die Historie zu wahren.

Was ist die Eltern-Kind-Verknüpfung?

Diese Funktion erlaubt es, Familienmitglieder miteinander zu verbinden, was besonders für die Beitragsabrechnung (Familientarife) nützlich ist.

Kann ich Mitgliederdaten massenweise importieren?

Ja, wir bieten einen einfachen Excel/ CSV-Import an, um den Umzug von alten Listen stressfrei zu gestalten.

Finanzen: Beiträge, Lastschriften & SEPA-Abrechnung

Welche Beitragsintervalle werden unterstützt?

Du kannst monatliche, quartalsweise, halbjährliche oder jährliche Einzüge festlegen.

Kann ich verschiedene Spartenbeiträge definieren?

Ja, Beiträge lassen sich präzise nach Abteilungen oder Sparten unterteilen.

Wie funktioniert der Beitragseinzug?

Die Software generiert eine SEPA-XML-Datei, die du einfach bei deiner Bank für den Lastschrifteinzug hochlädst.

Können Sonderbeiträge erhoben werden?

Ja, du kannst einzelnen Abteilungen oder Mitgliedern individuelle Sonderbeiträge zuweisen.

Was bietet die Abrechnungsübersicht?

Sie zeigt dir auf einen Blick alle fälligen Forderungen und den Status laufender Einzüge.

Gibt es einen IBAN/ BIC-Check?

Ja, eine integrierte Validierung prüft IBAN und Bankdaten automatisch (inkl. BIC-Erkennung) auf Richtigkeit, um Rücklastschriften zu verhindern.

Rechte & Funktionen

Wer kann Vereinsdaten sehen?

Das entscheidest du über eine granulare Rechteverwaltung.

Gibt es ein Limit für Administratoren?

Nein, du kannst unbegrenzt Admin-Accounts für deinen Vorstand erstellen.

Wird protokolliert, wer ein Amt innehatte?

Ja, es gibt ein historisches Ämterverzeichnis für eine lückenlose Dokumentation der Vereinsgeschichte.

Können Leserechte separat vergeben werden?

Ja, z.B. für Kassenprüfer, die Daten nur einsehen, aber nicht verändern dürfen.

Sponsoring & Spendenbescheinigungen sicher erstellen

Wie verwalte ich Sponsoren?

In einem eigenen Sponsorenverzeichnis mit Kontaktdaten, Verträgen und Laufzeiten.

Können Sponsorengelder automatisch eingezogen werden?

Ja, über die integrierte SEPA-Verwaltung für Sponsorenmandate.

Erstellt die Software Spendenbescheinigungen?

Ja, für Geld- und Sachspenden können konforme Quittungen per Mausklick erstellt werden.

Kann ich eigene PDF-Vorlagen für Spenden nutzen?

Ja, du kannst deine individuellen Vereins-Vorlagen hinterlegen.

Werde ich an auslaufende Sponsorenverträge erinnert?

Durch die zentrale Ablage hast du Kündigungsfristen und Leistungen immer im Blick.

Kalender & Organisation

Können Serientermine erstellt werden?

Ja, ideal für wöchentliche Trainingseinheiten.

Ist der Kalender mit dem Smartphone synchronisierbar?

Ja, via Live-Schnittstelle zu Google Kalender, Apple Kalender und Outlook.

Kann ich Termine nach Sparten filtern?

Ja, die Wochen- und Monatsansichten lassen sich nach Gruppen strukturieren.

Gibt es eine Benachrichtigungsfunktion?

Alle Verantwortlichen bleiben über das System über anstehende Termine informiert.

Inventarverwaltung & Verleih-System für Vereins-Equipment

Was kann ich im Inventar verwalten?

Alles vom Rasenmäher über Trikotsätze bis hin zu Musikinstrumenten.

Gibt es ein Leih-System?

Ja, Vereinscockpit enthält ein vollintegriertes Leih-System für Vereine. Damit dokumentierst du präzise Mietbeginn und Mietende für Equipment, Instrumente oder Vereinsfahrzeuge.

Können Wartungstermine für Geräte geplant werden?

Ja, das Inventarmodul bietet Platz für die Planung von Prüfungen und Wartungen.

Wo werden Dokumente gespeichert?

In einer sicheren, zentralen Cloud-Ablage innerhalb der Software.

Sind die Dokumente sicher?

Ja, der Zugriff ist durch die Rechteverwaltung geschützt, sodass sensible Daten privat bleiben.

Statistiken & Auswertungen

Welche Statistiken stehen zur Verfügung?

Auswertungen zum Mitgliederwachstum, zur Altersstruktur und zur Spartenverteilung.

Helfen die Daten bei der Finanzplanung?

Ja, du erhältst eine Übersicht der zu erwartenden Einnahmen für das laufende Geschäftsjahr.

Werden die Daten visualisiert?

Ja, die Software nutzt übersichtliche Dashboards für eine schnelle Analyse.

Datenschutz, Technik & DSGVO-Konformität

Wo stehen die Server?

Alle Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

Ist die Software DSGVO-konform?

Ja, sie ist auf die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung ausgelegt.

Sind meine Daten verschlüsselt?

Ja, die gesamte Übertragung und Speicherung erfolgt verschlüsselt.

Kann ich meine Daten wieder exportieren?

Ja, ein Daten-Export ist jederzeit problemlos möglich.

Preise, Kündigung & Support-Optionen

Was kostet die Software?

Der Preis liegt bei 18,60 € pro Monat inkl. MwSt.

Gibt es versteckte Kosten für Zusatzmodule?

Nein, es gilt das Prinzip: Ein Preis, alles drin.

Wie lang ist die Vertragslaufzeit?

Die Software ist monatlich kündbar, du bleibst also maximal flexibel.

Welche Zahlungsanbieter werden genutzt?

Buchung und Kündigung werden sicher über den Dienstleister Mollie abgewickelt.

Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung?

Du kannst deine Daten vor Ablauf des Vertrags exportieren.

Gibt es Support bei Problemen?

Ja, wir bieten E-Mail-Support durch Experten sowie ein umfangreiches Hilfe-Center.