Rücklastschriften erfassen und erneut abbuchen

Kommt eine Lastschrift von der Bank zurück, trägst du sie direkt an dem SEPA-Lauf ein, aus dem sie stammt. Vereinscockpit behält offene Rücklastschriften dann im Blick und hilft dir, sie nachzuziehen. Die Angaben übernimmst du von deinem Kontoauszug; eine automatische Übernahme aus Bankdateien gibt es nicht.

Für Ansehen genügt das Leserecht für die Abrechnung. Eintragen, Erledigen und Nachläufe brauchen vereinsweiten Vollzugriff auf die Abrechnung.

1. Rücklastschrift eintragen

1. Öffne im Menü Finanzen → SEPA-Abbuchungen. Die Liste zeigt alle SEPA-Läufe; über die Suche findest du einen Lauf nach Verwendungszweck oder nach dem Namen eines Zahlers.
2. Öffne den Lauf und suche die zurückgegebene Abbuchung.
3. Klicke auf „Abbuchung fehlgeschlagen“. Im Feld „Notiz (optional)“ kannst du den Grund festhalten, etwa „Konto erloschen“.

Der Betrag wird aus der Abbuchung übernommen. Im Lauf erscheint die Rücklastschrift im Reiter „Rücklastschriften“, in der Liste der SEPA-Abbuchungen als „offen“.

2. Erneut abbuchen

Mit „Erneut abbuchen …“ im Lauf ziehst du offene Rücklastschriften in einem neuen Lauf nach:

• Bankdatum: vorbelegt mit heute plus sieben Tage.
• Rücklastschriftgebühr: Setze den Haken „erheben“ und trage den Betrag je Rücklastschrift ein. Die Gebühr wird zum jeweiligen Betrag addiert.
• Auswahl: Vereinscockpit prüft für jede Rücklastschrift, ob zum gewählten Bankdatum noch eingezogen werden darf. Nicht einziehbare stehen mit Grund in der Liste, etwa „Ausgetreten – das Mandat endet mit dem Austritt“ oder „Mandat widerrufen“. Alle einziehbaren sind vorausgewählt.

„Lauf erstellen“ legt einen neuen Lauf mit SEPA-Datei und Begleitschein an. Belastet wird der Zahler, der dem Mitglied heute zugeordnet ist. Die Rücklastschrift gilt danach als „Erneut eingezogen“. Die SEPA-Datei lädst du wie gewohnt bei deiner Bank hoch.

3. Anders erledigen

Nicht jede Rücklastschrift wird erneut abgebucht. Über die Knöpfe an einer offenen Rücklastschrift erledigst du sie mit Datum und optionaler Notiz:

• Per Rechnung: Du stellst den Betrag außerhalb von Vereinscockpit in Rechnung („Rechnung ist raus am …“).
• Anderweitig bezahlt: etwa bar oder per Überweisung.
• Erlassen: Der Verein verzichtet auf den Betrag.

Mit „Zurücknehmen“ setzt du eine erledigte Rücklastschrift wieder auf „Offen“ – außer sie wurde erneut eingezogen. Eine falsch eingetragene, noch offene Rücklastschrift entfernst du mit „Löschen“.

Wo du Rücklastschriften wiederfindest

• Am Mitglied: Im Reiter Beiträge stehen Rücklastschrift und Gebühr als eigene Zeilen in der Beitragshistorie, mit Status und Link zum Lauf.
• Im Dashboard: Das Widget „Fällige Beiträge“ weist auf offene Rücklastschriften hin.

Wie ihr Rücklastschriften im Verein organisatorisch nachfasst, beschreibt der Ratgeber Rücklastschrift im Verein.