Vereinssoftware auswählen: Checkliste für Vorstand und Kassenwart

Wer eine Vereinssoftware auswählen soll, steht schnell vor langen Funktionslisten, die sich auf den ersten Blick kaum unterscheiden. Entscheidend ist nicht, welches Programm am meisten kann, sondern welches eure Aufgaben zuverlässig abdeckt. Mit einer gemeinsamen Anforderungsliste, einer klaren Gewichtung und einer gezielt genutzten Testphase trefft ihr im Vorstand eine Entscheidung, die ihr später nachvollziehen könnt.

Erst die Aufgaben, dann die Software

Beginne nicht mit Produktseiten, sondern mit eurem Vereinsalltag. Frage die Personen, die heute die Arbeit machen: Vorsitz, Kasse, Schriftführung und die Leitungen der Abteilungen. Lass jede Person aufschreiben, welche Aufgaben sie regelmäßig erledigt, wie oft sie anfallen und wo es heute hakt.

Typische Aufgaben sind Mitglieder aufnehmen und austragen, Beiträge einziehen, Listen für Abteilungen oder den Verband erstellen, Termine teilen und Unterlagen ablegen. Notiere auch, wer welche Daten sehen darf. Eine Trainerin braucht andere Informationen als der Kassenwart. Diese Liste ist die Grundlage für jeden späteren Vergleich.

Kläre außerdem den Rahmen: Wie viele Mitglieder habt ihr, wie viele Personen arbeiten in der Verwaltung mit, und welche Daten liegen heute wo? Der Ratgeber zu den notwendigen Mitgliederdaten hilft dabei, nur das zu übernehmen, was ihr wirklich braucht.

Muss, Soll, Kann: Anforderungen gewichten

Nicht jede Anforderung ist gleich wichtig. Ordne jeden Punkt einer von drei Stufen zu:

• Muss: Ohne diese Funktion funktioniert eure Verwaltung nicht, etwa der SEPA-Einzug, wenn ihr Beiträge per Lastschrift erhebt.
• Soll: Spart spürbar Zeit, ist aber ersetzbar, etwa ein Online-Mitgliedsantrag.
• Kann: Schön zu haben, aber kein Entscheidungsgrund.

Ein Programm, das eine Muss-Anforderung nicht erfüllt, scheidet aus, auch wenn es sonst überzeugt. Unter den übrigen entscheiden die Soll-Anforderungen. Die Anforderungsliste für die Auswahl einer Vereinssoftware unten zum Herunterladen gibt dir dafür eine fertige Struktur mit Spalten für Priorität, Prüfergebnis und Notizen.

Checkliste: Mitglieder, Beiträge und Abrechnung

Diese Fragen betreffen den Kern der Vereinsverwaltung. Beantworte sie für jedes Programm, das in die engere Wahl kommt:

• Lassen sich alle benötigten Stammdaten erfassen, einschließlich eigener Felder für vereinsspezifische Angaben?
• Bildet die Software eure Beitragsstruktur ab: Kategorien, Intervalle, Abteilungsbeiträge, Familienbeiträge?
• Können Familienmitglieder über einen gemeinsamen Zahler abgerechnet werden?
• Erzeugt sie für den Lastschrifteinzug eine Datei, die eure Bank annimmt, und werden Mandatsreferenzen sauber verwaltet?
• Gibt es Filter für die Fragen, die euch regelmäßig gestellt werden, etwa nach Eintritten, Abteilungen oder fehlenden Bankdaten?
• Lässt sich eure bestehende Liste importieren, und sind Spaltenzuordnung und Fehlerprüfung nachvollziehbar?
• Unterstützt die Software Meldungen, die ihr abgeben müsst, etwa an euren Sportverband?

Prüfe bei der Abrechnung besonders genau: Die Datei für die Bank ist nur ein Übertragungsformat. Ob eure Bank sie annimmt, klärst du im Zweifel direkt mit ihr. Der Ratgeber zur SEPA-Lastschrift im Verein beschreibt den gesamten Ablauf.

Checkliste: Datenschutz und Sicherheit

Eine Vereinssoftware verarbeitet personenbezogene Daten eurer Mitglieder, oft auch Bankdaten. Verarbeitet der Anbieter diese Daten in eurem Auftrag, braucht ihr einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Was ein solcher Vertrag regeln muss, erläutert das Kurzpapier 13 der Datenschutzkonferenz.

• Stellt der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, und beschreibt er seine technischen und organisatorischen Maßnahmen?
• Wo werden die Daten gespeichert? Bei einer Verarbeitung außerhalb der EU gelten zusätzliche Anforderungen.
• Lassen sich Rechte so vergeben, dass jede Person nur die Daten sieht, die sie für ihre Aufgabe braucht?
• Wie meldet man sich an, und lässt sich ein Zugang schnell entziehen, etwa nach einem Vorstandswechsel?
• Könnt ihr Daten löschen oder anonymisieren, wenn ein Mitglied es verlangt oder eure Aufbewahrungsfristen enden?
• Könnt ihr eure Daten jederzeit vollständig exportieren, falls ihr später wechseln wollt?

Der letzte Punkt wird oft übersehen: Eine Software, aus der ihr eure Daten nicht wieder herausbekommt, bindet euch dauerhaft. Wie ihr Rollen und ein Löschkonzept festlegt, zeigt der Ratgeber DSGVO im Verein.

Checkliste: Kosten und Vertrag

Vergleiche nicht nur den Preis auf der ersten Seite, sondern die Kosten über mehrere Jahre:

• Wie berechnet sich der Preis: pauschal, nach Mitgliederzahl oder nach Funktionsumfang?
• Was kostet es, wenn der Verein wächst oder eine weitere Abteilung dazukommt?
• Sind die Funktionen, die ihr als Muss eingestuft habt, im Preis enthalten oder kosten sie extra?
• Welche Laufzeit und Kündigungsfrist gelten, und wie wird bezahlt?
• Gibt es eine kostenlose Testphase, und endet sie automatisch oder müsst ihr aktiv kündigen?
• Wie erreicht ihr den Support, und hilft er beim Datenimport?

Halte die Antworten mit Datum fest. Preise und Bedingungen ändern sich, und bei der Entscheidung im Vorstand sollte klar sein, auf welchem Stand ihr verglichen habt.

Die Testphase gezielt nutzen

Eine Testphase ist nur so gut wie ihre Vorbereitung. Lege vorher drei bis fünf typische Abläufe fest und spiele sie in jedem Programm gleich durch:

1. Ein neues Mitglied mit Familienzahler und Abteilung anlegen.
2. Einen Beitragseinzug bis zur Bankdatei vorbereiten, ohne ihn einzureichen.
3. Eine Liste erstellen, die euer Vorstand oder Verband regelmäßig braucht.
4. Einer Person eingeschränkte Rechte geben und prüfen, was sie tatsächlich sieht.
5. Einen kleinen Testimport mit erfundenen oder anonymisierten Daten durchführen.

Für den Test braucht ihr keine echten Bankdaten. Lass möglichst die Personen testen, die später damit arbeiten, vor allem den Kassenwart. Was ihnen auffällt, gehört in die Notizspalte eurer Anforderungsliste.

Die Entscheidung festhalten

Fasse das Ergebnis für den Vorstand auf einer Seite zusammen: welche Programme ihr geprüft habt, welche Muss-Anforderungen sie erfüllen und welche Gründe für eure Empfehlung sprechen. Haltet die Entscheidung fest und benennt, wer den Umstieg verantwortet. Wer für die Entscheidung zuständig ist und ob die Mitgliederversammlung beteiligt werden muss, ergibt sich aus eurer Satzung und euren Beschlüssen.

Plane den Umstieg anschließend als eigenes Projekt mit Stichtag und Testimport. Wie das gelingt, beschreibt der Ratgeber Vereinssoftware wechseln.

Vereinscockpit mit der Checkliste prüfen

Natürlich kannst du die Checkliste auch auf Vereinscockpit anwenden. Bei uns gibt es einen Preis für alle Funktionen, unbegrenzt viele Mitglieder und Hosting in Deutschland mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Testphase dauert zehn Tage, braucht keine Zahlungsdaten und endet automatisch. Was die Software im Einzelnen kann, findest du in der Übersicht aller Funktionen. Den Import und Export deiner Mitgliederliste beschreibt das Hilfecenter Schritt für Schritt.

Quellen

• DSGVO: Verordnung (EU) 2016/679, insbesondere Art. 28 zur Auftragsverarbeitung
• Datenschutzkonferenz: Kurzpapier 13 zur Auftragsverarbeitung
• BayLDA: Datenschutz im Verein
• Vereinscockpit: 10-tägige Testphase
• Vereinscockpit: Import und Export