Import – Export

Das Vereinscockpit macht es dir leicht, Daten mit anderen Systemen auszutauschen oder einen großen Mitgliederbestand schnell und fehlerfrei zu übertragen.

Mitglieder importieren (Assistent)

Wenn du viele Mitglieder auf einmal hinzufügen möchtest, nutzt du unseren intelligenten 4-stufigen Import-Assistenten. Diesen startest du über das Hochladen-Icon.

1. Upload

• Ziehe deine CSV- oder Excel-Datei (.xlsx, .xls) einfach in das Upload-Feld oder klicke darauf, um sie auszuwählen.
• Tipp: Nutze am besten unsere „Beispielvorlage“, die du im ersten Schritt herunterladen kannst, um die ideale Struktur deiner Daten sicherzustellen.

2. Zuordnung (Mapping)

In diesem Schritt verknüpfst du die Spalten aus deiner Datei mit den Feldern im Vereinscockpit:

• Das System zeigt dir links deine Spaltennamen und einen Beispielwert aus deiner Datei an.
• Rechts wählst du das passende Feld aus dem Vereinscockpit aus (z. B. Spalte „E-Mail“ zu Feld „E-Mail“).
• Spalten, die du nicht benötigst, setzt du einfach auf „– Nicht importieren –“.
• Wichtig: Achte darauf, dass alle Pflichtfelder (mit * markiert) wie Vorname und Nachname zugeordnet sind.

3. Werte-Mapping (Stammdaten)

Hier sorgst du dafür, dass Bezeichnungen aus deiner Liste im System richtig verstanden werden:

• Beitragskategorien: Wenn in deiner Datei „Voll“ steht, ordne dies der im System angelegten Kategorie „Vollzahler“ zu.
• Abteilungen: Verknüpfe deine Dateinamen (z. B. „Abt. Tennis“) mit den im Vereinscockpit erstellten Abteilungen.

4. Vorschau & Validierung

Bevor die Daten endgültig gespeichert werden, zeigt dir das System eine detaillierte Zusammenfassung:

• Gesamt / Gültig: Du siehst sofort, wie viele Mitglieder erfolgreich importiert werden können.
• Warnungen & Fehler: Falls Daten fehlen oder falsch formatiert sind (z. B. eine ungültige IBAN), wird dir dies hier angezeigt.
• Nur Fehler anzeigen: Aktiviere diesen Bereich, um gezielt die Problemfälle zu prüfen, bevor du den Import abschließt.

Klicke nach der Prüfung auf den finalen Import-Button „Import starten“. Deine Mitglieder werden nun angelegt und stehen dir sofort im System zur Verfügung.

Bestehende Mitglieder per Import aktualisieren

Du kannst eine Liste auch erneut importieren, etwa um Adressen zu pflegen. Findet die Vorschau Mitglieder, die es schon gibt, setze den Haken „Bestehende Mitglieder aktualisieren“:

• Zugeordnet wird über die Mitgliedsnummer, und zwar nur über von Hand vergebene Nummern. Eine übereinstimmende E-Mail-Adresse allein legt ein neues Mitglied an.
• Geändert werden nur die Felder, deren Spalten in der Datei stehen. Fehlt eine Spalte, bleiben zum Beispiel Bankdaten, Status und Austrittsdatum unverändert. Eine vorhandene, aber leere Spalte leert das Feld.
• Stehen Beitragskategorien oder Abteilungen in der Datei, ersetzen sie die bisherige Zuordnung vollständig.

Ohne den Haken überspringt der Import Zeilen, die zu einem bestehenden Mitglied passen. Das Ergebnis zeigt, wie viele Mitglieder aktualisiert und wie viele übersprungen wurden.

Solltest du beim Import auf Probleme stoßen, sende uns einfach deine Liste an support@vereinscockpit.com – wir helfen dir gerne beim Einspielen der Daten!

Exportieren

Über den Button „Exportieren“ in der Mitgliederübersicht wählst du eines von drei Formaten. Jedes ergibt eine .xlsx-Datei (Excel).

Excel

Alle Mitgliederdaten mit den aktuell gesetzten Filtern – mit Feldern wie Namen, Adressen, Bankdaten und Status für deine weitere Bearbeitung außerhalb des Systems.

Verein360 (BLSV)

Für die Bestandsmeldung bayerischer Sportvereine beim BLSV. Der Export enthält alle aktiven Mitglieder im Verein360-Format, jeweils mit dem Verbandsschlüssel ihrer Beitragskategorie. Den Schlüssel trägst du bei der Beitragskategorie ein. Die Datei lädst du anschließend selbst in Verein360 hoch.

DOSB

Mitglieder je Abteilung und Funktionsträger: ein Blatt mit den aktiven und ruhenden Mitgliedern samt Abteilung, Fachverband und Sportart, ein zweites mit den aktuellen Funktionsträgern und ihrem DOSB-Funktionsschlüssel. Dafür trägst du bei den Abteilungen Fachverband und Sportart und bei den Funktionen den DOSB-Funktionsschlüssel ein. Welche Nummern es gibt, steht im Ratgeber zu den DOSB-Codes.

Mehr zu beiden Verbandsexporten: Verbandsmeldung mit Vereinscockpit.