Aufnahmeanträge bearbeiten

Anträge aus dem Online-Mitgliedsantrag sammeln sich unter Mitglieder → Aufnahmeanträge. In der Navigation und auf dem Dashboard steht daneben, wie viele offen sind.

Die Liste

Vier Reiter sortieren die Anträge:

• Offen: bestätigt und wartet auf eure Entscheidung.
• Angenommen und Abgelehnt: das Archiv, bis die eingestellte Frist abgelaufen ist.
• Unbestätigt: abgeschickt, aber der Bestätigungs-Link in der E-Mail wurde noch nicht angeklickt. Diese Anträge sind noch keine Anträge – sie verschwinden nach der eingestellten Frist von selbst.

Jede Zeile zeigt Name, Geburtsdatum (mit Hinweis „minderjährig“), die gewünschten Abteilungen und den Zeitpunkt. Ein Klick öffnet den Antrag.

Der einzelne Antrag

Die Detailansicht zeigt alles, was die Person angegeben hat: Kontakt und Adresse, gewünschte Abteilungen und Beitragskategorie, Zahlungsart, bei Minderjährigen die erziehungsberechtigte Person, eure eigenen Fragen und eine mögliche Nachricht an den Verein.

• Bankdaten stehen maskiert dabei; das erteilte SEPA-Mandat kannst du im Wortlaut aufklappen.
• Mögliche Dubletten: Gibt es schon ein Mitglied mit derselben E-Mail-Adresse oder demselben Namen und Geburtsdatum, steht das oben als Hinweis – praktisch bei Wiedereintritten.
• Wann die Person zugestimmt hat (Datenschutz, Satzung, Mandat), ist unten protokolliert.

Annehmen

„Annehmen“ legt das Mitglied an – in einem Schritt, ohne Abtippen. Vorher kannst du anpassen:

• Eintrittsdatum (Vorschlag: heute) und Mitgliedsnummer (leer = automatisch),
• Abteilungen und Beitragskategorie,
• ob eine Willkommens-Mail rausgeht.

Bei SEPA entsteht dabei automatisch ein Mandat mit neuer Mandatsreferenz. Die Willkommens-Mail nennt Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum, Mandatsreferenz, Gläubiger-ID und die maskierte IBAN – das ist zugleich die Vorabinformation vor dem ersten Einzug. Danach landest du direkt in der neuen Mitgliederakte.

Wurde eine gewünschte Abteilung oder Beitragskategorie zwischenzeitlich gelöscht, sagt es der Dialog und nimmt sie aus der Auswahl.

Ablehnen und löschen

• Ablehnen: Ein Grund ist optional und bleibt intern. Du entscheidest, ob überhaupt eine Absage-Mail rausgeht und ob der Grund darin stehen soll. Abgelehnte Anträge werden nach der eingestellten Frist automatisch gelöscht.
• Löschen: entfernt den Antrag sofort und endgültig, ohne Mail – gedacht für offensichtlichen Unsinn oder Spam.

Wer entscheiden darf

• Sehen darf jeder mit Mitglieder-Leserecht, dessen Bereich mindestens eine der gewünschten Abteilungen umfasst.
• Entscheiden darf nur, wer Mitglieder vollständig bearbeiten darf. Eine Abteilungsleitung entscheidet ausschließlich über Anträge, die allein ihre Abteilungen betreffen – sonst nähme die Fußball-Leitung jemanden auch in die Tennis-Abteilung auf. Anträge ohne Abteilung sind Vereinssache.

In der Liste steht bei solchen Anträgen „Entscheidet der Vorstand“.

Fragen dazu? Schreib uns an support@vereinscockpit.com.