Online-Mitgliedsantrag einrichten

Mit dem Online-Mitgliedsantrag stellen Interessenten ihren Aufnahmeantrag selbst – über einen Link auf eurer Webseite oder per QR-Code am Aushang. Der Antrag landet bestätigt in der App unter Mitglieder → Aufnahmeanträge; erst mit deiner Annahme entsteht daraus ein Mitglied.

Du findest die Einrichtung unter Einstellungen → Online-Mitgliedsantrag. Dafür brauchst du das Recht „Einstellungen: Vollzugriff“.

1. Vorbereiten

Zwei Dinge solltest du vorher erledigen:

• Datenschutzerklärung verlinken: Ohne Link lässt sich der Antrag nicht einschalten. Wer Daten erhebt, muss vorher darüber informieren.
• Gläubiger-ID hinterlegen (nur für SEPA-Lastschrift): Sie steht unter Einstellungen → SEPA-Einstellungen. Ohne sie bietet das Formular keine Lastschrift an.

2. Einschalten und Link holen

Der Schalter oben rechts wird erst mit „Einstellungen speichern“ wirksam. Danach zeigt die Seite:

• Link zum Antrag – zum Kopieren, z. B. für den Button „Jetzt Mitglied werden“ auf eurer Webseite.
• QR-Code als Bild zum Herunterladen – für Flyer, Plakate oder den Aushang im Vereinsheim.
• Einbindungs-Code – ein fertiger HTML-Schnipsel für eure Webseite.

Über „Neuen Link erzeugen“ kannst du den Link zurückziehen, falls er an die falsche Stelle geraten ist. Achtung: Der alte Link und alle gedruckten QR-Codes funktionieren danach nicht mehr. Bereits gestellte Anträge bleiben bestätigbar.

Solange der Antrag ausgeschaltet ist, zeigt der Link „Dieser Antrag ist derzeit nicht verfügbar“ – zusammen mit eurer Kontaktadresse, falls du eine hinterlegt hast.

3. Texte

• Begrüßung über dem Formular: ein paar Sätze, warum sich der Beitritt lohnt.
• Hinweis nach der Bestätigung: erscheint, sobald jemand den Bestätigungs-Link angeklickt hat, und steht zusätzlich in der Eingangsbestätigung per E-Mail. Gut geeignet für Trainingszeiten oder den nächsten Schritt.

4. Was abgefragt wird

• Abteilungen: „Nicht abfragen“, „Freiwillig“ oder „Pflicht“. Du kannst einzelne Abteilungen auswählen – keine Auswahl bedeutet: alle werden angeboten. Hat eine Abteilung einen eigenen Beitrag, steht er im Formular dabei.
• Beitragskategorie: ebenfalls wahlweise Pflicht, freiwillig oder gar nicht. Angezeigt werden Betrag und Intervall; Altersgrenzen der Kategorien prüft das Formular automatisch anhand des Geburtsdatums.
• Zahlungsarten: SEPA-Lastschrift, Rechnung/Überweisung oder beides. Bei SEPA erteilt die Person das Lastschriftmandat direkt im Antrag – IBAN und Mandatstext werden mitgespeichert.
• Eigene Fragen wie „T-Shirt-Größe“ legst du unter Einstellungen → Zusatzfelder an.

Stimmt etwas nicht – fehlende Gläubiger-ID, kein gültiger Link, eine Pflichtauswahl ohne Einträge –, sagt es die Seite oben in einem farbigen Kasten.

5. Rechtliches

• Datenschutzerklärung (Pflicht): Antragsteller bestätigen, sie zur Kenntnis genommen zu haben.
• Satzung (optional): Ist ein Link hinterlegt, kommt im Formular ein zweites Häkchen dazu.

6. Benachrichtigung und Aufbewahrung

• Bei neuen Anträgen benachrichtigen: eine oder mehrere Adressen. Die Mail nennt nur den Namen und verlinkt in die App – keine Bankdaten per E-Mail.
• Kontakt für Fragen: steht im öffentlichen Formular, etwa wenn keine Beitragskategorie zum Alter passt.
• Unbestätigte Anträge löschen nach: 2 bis 30 Tage (Standard 7). Wer den Bestätigungs-Link nie anklickt, verschwindet von selbst.
• Abgelehnte Anträge löschen nach: 1 bis 365 Tage ab der Entscheidung (Standard 30). Angenommene Anträge bleiben bei der Mitgliederakte.

So sieht es für Interessenten aus

Das Formular führt in Schritten durch Person, Kontakt und Adresse, Mitgliedschaft, Zahlung, eure eigenen Fragen und eine Zusammenfassung. Bei Minderjährigen kommen automatisch die Angaben der erziehungsberechtigten Person dazu; alle E-Mails gehen dann an sie.

Nach dem Absenden bekommt die Person eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link, der 48 Stunden gilt. Erst nach dem Klick geht der Antrag an euch – so landen keine Tippfehler-Adressen und keine fremden Anmeldungen in eurer Liste.

Fragen dazu? Schreib uns an support@vereinscockpit.com.