Damit du nicht jede Spendenquittung manuell basteln musst, nutzt du die Quittungsvorlagen. Hier verwaltest du deine PDF-Templates, die dem amtlichen Muster entsprechen können.
- Über „Neue Vorlage“ erstellst du ein Grundgerüst und legst fest, ob diese Vorlage für Geld- oder Sachspenden gelten soll.
- Du kannst eine Vorlage als „aktiv“ markieren, damit diese standardmäßig für neue Bestätigungen verwendet wird.
- Bereits bestehende Vorlagen lassen sich jederzeit bearbeiten, um sie beispielsweise an neue rechtliche Vorgaben anzupassen.
Deine Vorlagen-Übersicht
In der Übersicht deiner Quittungsvorlagen behältst du stets den Status deiner Dokumente im Blick. Für jede angelegte Vorlage (z. B. Geldspende oder Sachspende) siehst du sofort, ob bereits ein PDF-Hintergrund hochgeladen wurde und wie viele Datenfelder du schon im Editor definiert hast. Sollte bei einer Vorlage noch „Kein PDF hochgeladen“ oder „0 Felder definiert“ stehen, weißt du direkt, dass hier noch Nacharbeit im Editor nötig ist, bevor du die erste Bestätigung ausstellen kannst.
Der Template-Editor – Visuelle Gestaltung
Der Editor ist das Herzstück deiner Spendenverwaltung. Hier lädst du zunächst das offizielle PDF-Formular für deine Spendenquittungen hoch. Danach kannst du die benötigten Datenfelder einfach per Klick hinzufügen und mit der Maus exakt an die richtige Stelle im Dokument ziehen (Drag & Drop).
Folgende Feldkategorien stehen dir zur Verfügung:
- Unter Spender findest du alles zur Person, wie den Namen, die Straße, PLZ und den Ort oder direkt die vollständige Adresse als Block.
- Die Kategorie Spende liefert die harten Fakten: das Datum, den Betrag als Zahl oder – für das Finanzamt wichtig – den Betrag in Worten sowie den Verwendungszweck.
- Bei der Bescheinigung geht es um die Verwaltung, also die fortlaufende Nummer, das Ausstellungsdatum und das Kalenderjahr.
- Für Sachspenden gibt es spezielle Felder für die Bezeichnung der Sache, deren geschätzten Wert und die Herkunft.
Sobald du ein Feld auf dem PDF platziert hast, kannst du in den Eigenschaften noch Feinjustierungen vornehmen, bevor du das Ganze speicherst. In der Vorschau siehst du dann sofort, ob alle Daten passgenau in den Feldern des Formulars landen.
Präzise Handhabung im Template-Editor
Die Bedienung des Editors ist intuitiv: Nachdem du dein PDF hochgeladen hast, fügst du die gewünschten Datenfelder per Mausklick hinzu. Jedes Feld lässt sich frei auf dem Dokument verschieben und an den Rändern größer oder kleiner ziehen, damit die Schrift später perfekt in die Kästchen deines Formulars passt.
Ein kleiner Tipp für dich: Wenn du mehrere Felder nacheinander anklickst, werden diese zunächst alle an der exakt gleichen Startposition eingefügt und liegen übereinander. Klicke daher am besten jedes Feld einzeln an, ziehe es sofort an die gewünschte Stelle und füge erst danach das nächste Feld hinzu. So behältst du die Übersicht und kannst jedes Element präzise platzieren.
Der Template-Editor nimmt dir die mühsame Handarbeit beim Ausfüllen von Spendenbescheinigungen ab. Einmal visuell eingerichtet, verknüpft das System deine erfassten Spendendaten automatisch mit dem PDF-Formular. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Übertragungsfehler, da Name, Betrag und Datum direkt aus deiner Datenbank übernommen werden.
