So legst du eine neue Spende richtig an:
Um eine Spende zu registrieren, klickst du in der Spendenübersicht auf den Button „Neue Spende“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du alle wichtigen Informationen hinterlegen kannst:
- Zuerst entscheidest du dich bei der Art der Spende zwischen einer Geldspende (Überweisung/Bar) oder einer Sachspende.
- Im Feld Spender wählst du die entsprechende Person aus deinem Mitglieder- oder Sponsorenbestand aus. Falls jemand nicht namentlich genannt werden möchte, lässt du dieses Feld einfach leer – das System verbucht dies dann als anonyme Spende.
- Die Adresse wird für die spätere Zuwendungsbestätigung benötigt.
- Ganz wichtig sind der Betrag in Euro sowie das exakte Datum des Geldeingangs oder der Sachzuwendung.
- Den Verwendungszweck kannst du nutzen, um die Spende einem bestimmten Projekt zuzuordnen (z.B. „Jugendarbeit“ oder „Sanierung Vereinsheim“). Dies erscheint später auch auf der Bescheinigung (wenn du das möchtest).
- In den Notizen hast du Platz für interne Vermerke, die nicht für den Spender sichtbar sein müssen.
Sobald du auf „Erstellen“ klickst, wird die Spende in der Liste aufgeführt. Falls du eine Vorlage aktiv geschaltet hast, kannst du nun direkt im Anschluss die offizielle Zuwendungsbestätigung generieren.
Wichtige Voraussetzung für Spendenquittungen
Bevor du eine Zuwendungsbestätigung erstellen kannst, musst du sicherstellen, dass im Bereich Vorlagen bereits ein entsprechendes PDF-Template für die jeweilige Kategorie (Geldspende oder Sachspende) angelegt und als aktiv markiert wurde. Ohne eine hinterlegte Vorlage kann das System die Spenderdaten nicht in das amtliche Formular übertragen.
