Die zentrale Dokumentenverwaltung ist das digitale Gedächtnis deines Vereins. Hier kannst du alle wichtigen Unterlagen sicher speichern und organisieren, damit sie nicht auf privaten Festplatten verloren gehen. Der große Vorteil: Alles ist an einem Ort – von der Vereinssatzung über Sitzungsprotokolle bis hin zu technischen Betriebsanleitungen für deine Vereinsgeräte.
- Du kannst PDF-, Word-, Excel- und Bilddateien hochladen und diese direkt Kategorien wie „Vereinsdokumente“ oder „SEPA-Mandate“ zuordnen.
- Durch die Sichtbarkeitssteuerung entscheidest du präzise, wer ein Dokument sehen darf – ob nur Admins, der Vorstand oder alle Vereinsmitglieder.
- Besonders praktisch ist die Zuordnung zu Sparten, damit zum Beispiel die Platzordnung für Tennis nur für die relevanten Personen sichtbar ist.
In deinem Paket ist standardmäßig 1 TB Speicherplatz für alle Bereiche enthalten. Da die Dokumentenverwaltung oft den meisten Platz einnimmt, behalte die Auslastung im Auge. Sollte der Platz einmal knapp werden, kannst du dein Kontingent jederzeit unter „Einstellungen > Abonnement und Abrechnung“ erweitern.
Tipps für eine effiziente Dokumentenpflege
Damit du auch bei einer wachsenden Anzahl an Dateien den Überblick behältst, helfen dir diese drei einfachen Kniffe:
- Verpasse deinen Dateien schon vor dem Upload einen eindeutigen Namen. So kannst du sie später über die Suchfunktion blitzschnell wiederfinden, ohne jede Datei einzeln öffnen zu müssen.
- Nutze konsequent die Kategorisierung. Nur wenn ein Dokument richtig einsortiert ist, greift die damit verknüpfte Rechteverwaltung korrekt und stellt sicher, dass sensible Daten nur von den richtigen Personen gesehen werden.
- Wenn dein Archiv größer wird, ist die Suche dein bester Freund. Anstatt lange zu scrollen, gibst du einfach ein Schlagwort ein und das System filtert deine gesamte Ablage in Echtzeit.
