Der Dateimanager

Im Dateimanager (Menü Organisation → Dateimanager) speicherst du alle Unterlagen des Vereins an einem Ort – von der Satzung über Sitzungsprotokolle bis zu Bedienungsanleitungen für eure Geräte. So gehen sie nicht auf privaten Festplatten verloren.

Aufbau

• Ordner links: Der Ordnerbaum beginnt mit dem Eingang. Darunter legst du Ordner und Unterordner in beliebiger Tiefe an. Die Ansicht „Alle Dokumente“ zeigt jede Datei aus allen Ordnern zusammen mit ihrem Ordner.
• Inhalt in der Mitte: Ordner und Dateien als Kacheln oder als Liste, mit Vorschaubildern für PDF-Dateien und Bilder. Sortieren kannst du unter anderem nach Datum, Titel, Größe oder Kategorie; die Chips oben filtern nach Kategorie.
• Details rechts: Ein Klick auf eine Datei zeigt Typ, Größe, Ordner, ein zugeordnetes Mitglied und wer sie sehen darf. PDF-Dateien und Bilder kannst du hier direkt ansehen.

Ordner und Dateien bearbeiten

• Neuer Ordner legt einen Ordner im aktuellen Ordner an.
• Ein Rechtsklick auf einen Ordner oder eine Datei zeigt alle Aktionen: Öffnen, Herunterladen, Umbenennen, Berechtigungen, Kopieren, Verschieben, Löschen.
• Verschieben geht per Drag and Drop auf einen Ordner oder über den Dialog mit Ordnerbaum.
• Mehrfachauswahl: Markiere Dateien und Ordner mit den Kästchen oder mit Umschalt+Klick, um sie gemeinsam zu verschieben oder zu löschen. Strg/Cmd+A wählt alles, Entf löscht die Auswahl, F2 benennt um.

Löschst du einen Ordner, werden seine Unterordner ebenfalls gelöscht; die Dateien darin wandern in den Eingang.

Suche

Die Suche durchsucht alle Ordner nach Titel, Dateiname, Beschreibung und dem Namen eines zugeordneten Mitglieds. Den Inhalt der Dateien durchsucht sie nicht – vergib deshalb aussagekräftige Titel und nutze die Beschreibung für Stichworte.

Wer was sehen darf

Die Sichtbarkeit legst du für jede Datei fest: für alle Mitglieder, nur für Administratoren, für bestimmte Abteilungen, für bestimmte Funktionen oder für ein einzelnes Mitglied. Administratoren sehen alle Dateien. Ordner selbst haben keine eigene Sichtbarkeit; sie sind die gemeinsame Struktur des Vereins. Wie du die Sichtbarkeit beim Hochladen setzt und später änderst, steht unter Dokumente hochladen.

Mitglieder mit eigenem Login sehen unter „Meine Dokumente“ nur die Dateien, die für sie freigegeben sind.

Speicher

In deinem Paket sind 50 GB Speicher enthalten. Administratoren sehen die Auslastung unten im Ordnerbaum. Wird der Platz knapp, erweitern wir dein Kontingent auf Anfrage: support@vereinscockpit.com