Um eine einzelne Person manuell in das System aufzunehmen, klicke in der Mitgliederübersicht auf den Button „Neues Mitglied“. Das Formular ist in logische Bereiche unterteilt:
1. Persönliche Daten
- Stammdaten: Trage Vorname, Nachname und optional einen Namenszusatz ein. Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert.
- Anrede & Geschlecht: Wähle die passende Option (Herr, Frau, Divers, Familie) aus. Dies ist wichtig für die korrekte Personalisierung von Briefen und E-Mails.
- Kontaktdaten: Hinterlege E-Mail und Telefonnummer für die Kommunikation.
- Geburtsdatum: Das Geburtsdatum ist essentiell für die Altersberechnung und die Validierung der Beitragskategorie (z. B. Jugend- vs. Erwachsenenbeitrag).
- Mitgliedsnummer: Das System schlägt dir automatisch die nächste freie Nummer basierend auf deinem Präfix vor. Du kannst diese Nummer bei Bedarf manuell überschreiben.
2. Adresse
Hinterlege die Postanschrift (Straße, Hausnummer, PLZ und Stadt).3. Mitgliedschaft & Organisation
- Status: Setze das Mitglied auf „Aktiv“, „Inaktiv“ oder „Ausgetreten“.
- Beitragskategorie (*): Wähle aus deinen vordefinierten Tarifen (z. B. Vollzahler, Ermäßigt).
- Zahlt über: Ein mächtiges Feature für Familien! Wenn z. B. ein Kind angelegt wird, kannst du hier das Elternteil als Zahler auswählen. Der SEPA-Einzug erfolgt dann automatisch über das Konto des Elternteils.
- Eintritts- & Austrittsdatum: Dokumentiere hier den offiziellen Start und (falls bekannt) das Ende der Vereinszugehörigkeit.
- Sparten & Tags: Ordne das Mitglied seinen Abteilungen zu oder markiere es mit individuellen Schlagworten (Tags) für eine bessere Filterbarkeit.
- Notizen: Ein internes Feld für Besonderheiten zur Mitgliedschaft, die nicht in den Stammdaten stehen.
4. Zahlungsweise & Bankverbindung
Wähle hier, wie das Mitglied seine Beiträge begleichen möchte:
- Rechnung: Das Mitglied überweist den Beitrag nach Erhalt der Rechnung selbstständig.
- SEPA-Lastschrift: Das System zieht die Beträge automatisch ein. Hierfür werden folgende Felder aktiv:
- IBAN: Sobald du die IBAN eingibst, ermittelt das System den BIC automatisch (kann manuell geändert werden).
- Kontoinhaber: Wird standardmäßig mit dem Namen des Mitglieds befüllt, kann aber angepasst werden.
- Mandatsdatum: Trage hier das Datum ein, an dem das Lastschriftmandat unterschrieben wurde.
- Mandatsreferenz: Diese kann über den Button „Generieren“ automatisch erstellt werden, sobald IBAN und Datum vorhanden sind.
Klicke abschließend auf „Mitglied erstellen“, um dein neues Mitglied erfolgreich anzulegen. Bitte beachte unbedingt, dass alle mit einem Stern (*) markierten Felder Pflichtfelder sind – ohne diese Angaben kannst du das Mitglied nicht im System speichern. Bei weiteren Fragen steht dir unser Team unter support@vereinscockpit.com gerne zur Verfügung.
