Nachdem ein Gegenstand angelegt wurde, bietet die Detailansicht (erreichbar über den Button „Details“ in der Liste) eine tiefe Einsicht in alle verknüpften Daten. Hier werden die Stammdaten mit der aktiven Nutzung und Verwaltung zusammengeführt.
Die Reiter im Überblick:
1. Übersicht (Stammdaten & Finanzen): In diesem Reiter findest du alle Kerninformationen auf einen Blick. Dies umfasst:
- Allgemeine Informationen: Beschreibung (z. B. „Automatische Ballwurfmaschine“), den genauen Standort und die aktuelle Verfügbarkeit der Gesamtmenge.
- Finanzdaten: Eine saubere Auflistung von Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten und dem aktuell geschätzten Wert zur Wertermittlung des Bestands.
- Buchungseinstellungen: Hier siehst du die Konditionen für Mitglieder, wie die Buchungseinheit (z. B. „Halber Tag“), den Mietpreis und die hinterlegte Kaution.
- Notizen: Interne Zusatzinfos, die für die Verwaltung wichtig sind.
2. Dokumente (Digitales Archiv): Verwalte alle wichtigen Papiere direkt am Gegenstand.
- Lade Bedienungsanleitungen, Garantiescheine oder Kaufbelege hoch.
- So haben alle Verantwortlichen im Bedarfsfall (z. B. bei einem Defekt) sofortigen Zugriff auf die technischen Unterlagen.
Um ein neues Dokument zu hinterlegen, vergibst Du zunächst einen aussagekräftigen Titel und wählst den passenden Dokumenttyp aus – hierfür stehen Dir Optionen wie Beleg, Anleitung, Garantie, Versicherung, Zertifikat oder auch ein Foto zur Verfügung. Nachdem du die Datei hochgeladen hast, kannst du eine ergänzende Beschreibung hinzufügen und bei zeitlich begrenzten Unterlagen (wie Versicherungen oder Garantien) ein Gültigkeitsdatum hinterlegen, damit Du stets über den aktuellen Status deiner Unterlagen informiert bleibst.
- Kalenderansicht: Sieh sofort, wann der Gegenstand reserviert oder bereits belegt ist.
- Verlauf: Prüfe vergangene Buchungen, um die tatsächliche Auslastung eines Geräts zu analysieren.
Eine neue Buchung erstellst Du, indem Du zunächst das entsprechende Mitglied auswählst und die Buchungsart festlegst, wobei Du zwischen Miete, Ausleihe, interner Nutzung oder einer einfachen Reservierung wählen kannst. Im Anschluss definierst Du den genauen Zeitraum von Beginn bis Ende, gibst die gewünschte Menge des Gegenstands an und trägst den Verwendungszweck ein, um die Reservierung für alle Beteiligten transparent im Kalender zu dokumentieren.
- Protokolliere durchgeführte Reparaturen oder TÜV-Termine.
- Setze Intervalle für kommende Wartungen fest, um die Sicherheit (z. B. bei Sportgeräten oder Fahrzeugen) zu gewährleisten.
Für eine vorausschauende Instandhaltung kannst Du eine Wartung planen, indem Du einen Titel festlegst und den spezifischen Wartungstyp definierst, wie beispielsweise eine Inspektion, Reparatur, Kalibrierung oder Reinigung. Neben dem geplanten Datum für die Durchführung kannst Du eine detaillierte Beschreibung der anstehenden Arbeiten sowie die geschätzten Kosten hinterlegen, um sowohl die technische Sicherheit als auch das Budget Deines Vereins optimal zu verwalten.
